Cómo presentar conclusiones de un grupo de trabajo (y 3)

Y para cerrar nuestra serie "Cómo presentar conclusiones de un grupo de trabajo"presentamos la técnica de planificación BBP (Beyond Bullet Points) de Cliff Atkinson, una "receta" para conseguir siempre presentaciones eficaces. 

Esta técnica es especialmente útil para las presentaciones de empresa cuando el propósito es persuadir.

¿Cómo preparar una presentación con esta técnica?
Por módulos; el primero es el inicio o arranque de la presentación. A continuación viene el desarrollo de lo inicialmente presentado a la audiencia y finalmente, se recapitula, resume y resuelve.

Siguiendo estos tres módulos comentamos el primero, el arranque o planteamiento de la situación; ésta se estructura entorno a cinco puntos concretos:  contexto. rol de la audiencia, punto de inicio, punto final y llamada a la acción.

1. El contexto: Un posicionamiento general de cómo es la situación actual en relación con el asunto del que vamos a hablar, pero siempre pensando desde el punto de vista de la audiencia. 
   
   
2. Papel de la audiencia: es fundamental involucrar a la audiencia en la historia, por lo tanto debe aclararse qué hacen ellos en todo esto. Si no somos capaces de hacer explícito este papel, no van a sentirse involucrados.
   
   
3. Punto “A”: Concretamos el contexto de partida anterior como una situación para la audiencia que no es ideal y quisiéramos mejorar (ayudados con nuestra presentación, por supuesto). Es la idea de “conflicto” o “nudo” en la historia. Si no existe un problema que la presentación ayude a resolver, cuál puede ser su interés en escucharnos?
   
   
4. Punto “B”: Es la situación ideal a la que queremos llegar, que mejora la situación de partida. Se corresponde con el “desenlace” de la historia.
   
   
5. Llamada a la acción: responde a la pregunta ¿Cómo llegamos del punto “A” al punto “B”?. Es el conjunto de acciones o pasos que nos llevarán al desenlace deseado. 
   

Una vez la audiencia tiene el planteamiento de la presentación, toca desarrollarla a través de argumentos que persuadan y convenzan. 

Para ello se debe destacar unos puntos clave o ideas fuerza. son ideas que se anclan en la mente de la audiencia. A continuación hay que dar explicaciones y en un siguiente nivel de concreción de la idea, los detalles. De frases simples y cortas, fáciles de recordar a los argumentos estrella.

Finalmente se cierra, concluye, resume, resuelve la situación haciendo una llamada a la acción; es decir, qué acciones hay que hacer para llegar a la situación que deseamos; nuestros punto B o final.

La ventaja de esta técnica es que nos proporciona una plantilla para completar todos y cada uno de los pasos.

Es útil y recomendable. Sus ventajas:

• Permite separar lo esencial de lo accesorio.

• Tiene una estructura efectiva.

• Permite una presentación elástica.

• Involucra a la audiencia desde el inicio.

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