¿Acogemos a los empleados?

Estoy más despistado que un pulpo en un garaje. 

¿Alguien se ha formulado esta pregunta? Probablemente, no pero la sensación de estar perdido, desamparado, despistado, ... sin saber bien, 

bien qué hacer si que supongo que la habréis tenido, ¿verdad?

Pues seguramente fue por que la empresa no disponía de alguna actividad orientada a acoger, recibir e incorporar a la organización. Tan sencillo como eso.

La acogida entendida como bienvenida, recepción del nuevo empleado (o no tan nuevo) y su correspondiente integración a la organización es un aspecto muy comentado pero que por mi experiencia no está del todo estructurado.

Está claro que estas actividades (bienvenida, acogida, recepción, integración, acompañamiento, evaluación,...) no están definidas ni tampoco preparadas ni secuencias en el tiempo como un proceso de apoyo a la dirección) Además en la mayoría de los casos que conozco tampoco existe un rol específico que apoye, ayude a la incorporación a la nueva persona (y repito, no tan nueva)

Desde el punto de vista teórico, el objetivo de una (proceso de) acogida e integración es básicamente la reducción al máximo el tiempo de no productividad que existe tras la incorporación de una persona a la organización. 

Desde que la persona se incorpora hasta que realmente se la considera autónoma (no depende de terceros para la ejecución de sus tareas) y es productiva puede pasar un tiempo largo y tediosos en el que la imagen que se lleva el empleado puede ser devastadora. Y por su puesto su grado de estima a la organización y satisfacción.

Se suele no disponer de tiempo. En parte porque te lo comunican relativamente tarde o bien porque no asignas recursos (tiempo, personas, ...) para realizar una actividad clave. Y entonces se hace rápido, con prisas. Puede salir bien pero a menudo no sale bien y el recuerdo que se tiene de tu integración es triste, decepcionante. 

Entonces,  ¿qué hacemos?
Definir todas las actividades (mejor a través de un grupo específico de personas de los diferentes ámbitos de la organización y niveles jerárquicos) y secuenciarlas, ordenarlas a modo de proceso.

Recopilar y ordenar toda aquella documentación que se considera clave, necesaria para conocer la organización desde todos los ámbitos posibles; negocio, mercado, competencia, producto, procesos, personas, ... 

A veces se dispone de mucha información pero suele estar dispersa, desconocida por todos y en la mayoría de los casos desactualizada y en soporte papel. (Es el resultado de la improvisación y el voluntarismo de personas que se encuentra con la situación de acoger a alguien)

¿Quien será el propietario del proceso y cuáles serán los actores que intervendrán?
A propietario me refiero a aquella posición directiva del área de Personal/RR.HH que disponga de la visión de la empresa y de la información de los múltiples movimientos de la plantilla; promociones, reubicaciones, selecciones, ...

¿Y los actores? Todas aquellas personas que están implicadas en éxito de nuestro principal objetivo: reducir al máximo el tiempo de no productividad del empleado en nuestra organización. (Recordemos que no productividad significa además insatisfacción personal, mala imagen, ...) 

Un actor principal sería el llamado tutor (en una organización donde trabajé hace ya muchos años se le llamaba el padrino; vamos fue la cara amable de la organización) Es aquella persona que te acompaña durante el proceso. (Cabe destacar que el proceso puede durar un día o hasta por ejemplo y como máximo seis meses)

Bien, hasta ahora tenemos nuestro objetivo, la información/documentación que requerimos, el propietario, los actores y las actividades, ... ¿las ordenamos? 

Podemos agrupar las actividades en cuatro momentos: preparación, acogida/bienvenida, integración y evaluación.

Aquí dependerá del detalle de cada organización pero es importante tener en cuenta estos cuatro momentos; el primero es obvio. Antes de que el nuevo empleado (o la persona que promocionamos o reubicamos) se incorpore a la unidad ésta tiene que preparar el camino. Son los detalles lo que cuentan cuando acogemos y damos la bienvenida al empleado. Éste obtiene su primera (buena o mala) impresión y le condicionará.

Otro punto importante es la integración. Se puede (y debe) asociar a un programa de formación (in the job training) e instrucción en los procesos/procedimientos e instrucciones con los correspondientes manuales, aplicaciones informáticas, ...  

El beneficio es que si recibes instrucciones precisas y existe un acompañamiento (hay algunos atrevidos que le llaman "coaching" para la integración) te sientes cómodo y por supuesto tu grado de satisfacción, motivación, implicación, ... se refuerza. Pero insisto, eres productivo lo antes posible.

Pero cómo sé que la persona se está integrando. Cómo percibimos su "aterrizaje" y "rodamiento" en nuestra organización; destaco aquí la evaluación tanto del proceso desde el punto de vista del actor principal (la persona incorporada) y su tutor.

Es una evaluación de proceso pero también de producto; es decir, la persona como está respondiendo a su integración; recordemos que esta evaluación puede ser sólo formativa aunque también hay enfoques de evaluación sumativa. Al final puedes enfocar la evaluación como determinante para su total incorporación o bien su desvinculación (en algunos casos) o reubicación (según en otros)

En fin, tan sólo son apuntes de cómo orientar un proceso de acogida. Algo que parece necesario pero que no se suele estructurar ni orientar a la productividad del acogido (y su unidad)

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